Hoy en día, cada organización genera y acumula gran cantidad de información, parte de la cual es indispensables para su operatoria, cumplimientos formales o como evidencia para procesos auditables. La existencia de estos altos volúmenes de datos y documentos, almacenados en diversos lugares, facilita su pérdida y entorpece el acceso rápido a los mismos.
La gestión documental organiza la creación, distribución, almacenamiento, consulta, reproducción y destrucción de documentos, tanto físicos como electrónicos, que entran, salen o se mueven dentro de una empresa. Tomando en consideración flujos de trabajo (workflows) que aseguran que la información pueda ser accedida por la persona adecuada, en el momento oportuno, y en la aplicación y dispositivos que requiera para hacer su trabajo.
¿Cómo saber si necesitás un sistema de gestión documental?
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Si contás con documentos de valor que se encuentran guardados en diferentes lugares
(notebook, memorias USB, correos electrónicos y unidades de red, y en diferentes sitios compartidos- como servicios en la nube): estos dispositivos y servicios de almacenamiento de contenido afectan seriamente a la productividad empresarial y aumentan los riesgos de seguridad.
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Si requerís gran cantidad de espacio físico para guardar documentos o tenés un alto costo de almacenamiento de información
un buen sistema ligado a la digitalización de documentos puede reducir tus costos documentales entre un 20 y un 40%.
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Si tenés problemas localizando la información cuando la necesitás
tener sistemas capaces de indicarte dónde está lo que necesitás te ahorra muchas horas de trabajo y dolores de cabeza.
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Si te ha pasado de perder documentos importantes
contar con un sistema seguro y ordenado, evita retrabajo, tiempos y costos ligados al extravío de información de valor.
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Si contás con información sustancial en espacios personales y aislados
(como correos electrónicos, carpetas personales, unidades extraíbles de almacenamiento): por lo general esto hace que la información no sea accesible a las personas que realmente la necesitan, o no se comunique correctamente su existencia, generando duplicación de trabajo y tiempo. A su vez, la consulta y destrucción de dicha información se multiplica en función de las necesidades de cada empleado.
Acá resumimos 5 situaciones comunes que justifican la implementación de un sistema de gestión documental para controlar el contenido de una organización, mejorando los procesos y la productividad.
Si tenés consultas sobre cómo podemos ayudarte implementando una gestión de documentos acorde a tu negocio, escribinos a info@g4consulting.com
