En el ámbito de los negocios tal vez escuchaste hablar de BPM (una sigla que puede tener diferentes acepciones, como Business Process Modeling o Business Process Management). En esta nota te contamos cómo estos dos enfoques se combinan para brindar valor a las organizaciones.
¿Qué diferencias hay entre Business Process Modeling y Business Process Management?
Por una lado, ambas disciplinas están enfocadas en los procesos de negocio, integrando flujos de trabajo, personas y procesos.
El Business Process Mapping (que también cuenta con las mismas siglas), facilita la visualización de las actividades de una empresa, tomando en consideración los roles, responsabilidades y estándares. Mientras que el Business Process Modeling lleva este trabajo al siguiente nivel, permitiendo comprender, analizar y mejorar los flujos de trabajo (workflow) de una organización, al permitir identificar cuellos de botella y optimizar ineficiencias.
A su vez, el Business Process Management involucra la tecnología del software para diseñar, documentar, controlar y medir los procesos de negocio de una organización, constituyendo un importante instrumento de gestión.
¿Por qué BPM?
Implementar una herramienta BPM para la gestión del flujo de documentos dentro de tu empresa, te permitirá organizar y consolidar contenidos para mejorar la productividad y el control de información corporativa de valor.
Algunas otras razones por las cuales diversas entidades deciden implementar herramientas de business process management pueden ser:
- Para cumplir con los estándares de calidad de las normas ISO 9001.
- Documentar procesos para asegurar la continuidad y consistencia de los resultados.
- Gestionar procesos con estados, tiempos y alertas.
- Generar indicadores para toma de decisiones.
- Comunicar los procesos internos a otros, de manera más simple y gráfica.
- Facilitar la auditoría interna.
- Mejorar y revisar procesos existentes para mejorar la eficiencia.
Por ejemplo, en un proceso de exportaciones / importaciones donde pueden intervenir diversos actores tanto internos como externos, la herramienta de BPM permite conocer los estados de las tareas, contar con la documentación de cada etapa en una misma plataforma y generar alertas ante vencimientos o demoras.
Soluciones BPM de G4
En G4 ofrecemos soluciones BPM que se adaptan a las necesidades de cada organización para facilitar la implementación, automatización y mantenimiento de un sistema de calidad, permitiendo agilizar el trabajo sobre la base de los procesos claves, estratégicos y de apoyo; y la lógica de ciclos como el PHVA (Planear – Hacer – Verificar – Actuar), haciendo más efectivo el manejo de la documentación, mejorando la comunicación y reduciendo los tiempos y costos directos e indirectos asociados.
Algunas de las funcionalidades disponibles para el Business Process Management son:
- Gestor de Procesos: Permite definir y automatizar el flujo de documentos y procesos.
- Gestor de Documentos: Controla el ciclo de vida de los documentos, (creación, revisión, publicación, eliminación y conservación), y permite definir una estructura de carpetas para los documentos de entrada y salida.
- Bandeja de Trabajo: Es el lugar donde los usuarios pueden seguir el progreso de los circuitos que iniciaron, o de las peticiones que otros usuarios realicen.
- Administrador de usuarios: permite crear roles, grupos y departamentos, aisgnando a cada uno diferentes privilegios.
- Gestor de notificaciones: mantienen a los usuarios informados durante la ejecución de los diferentes procesos de negocio.
- Dashboars & KPIs: proveen un panorama completo de la productividad, en base a datos internos del sistema y externos.
Si tenés alguan consulta sobre las herramientas de Business Process Modeling y Business Process Management disponibles y cómo pueden contribuir a tu negocio: contactanos!
